Wednesday, December 20, 2006

My First Event Organising

當了4年的記者,說真的,從來沒有涉及過一個真正Event management,最多也只有學院時代參加下鄉團活動,協助策劃舞台表演項目,但也只是扮演小角色而已。工作期間,曾協助同事們辦新年聯觀晚會,但也只是協助,幫頭幫尾。

離開了報界,心裡偷偷藏著一個願望,就是很想學如何搞活動。雖然現在的職位是市場支援及服務部的一個小小Executive,主要職務也是負責會訊的編輯工作,最多也只能告訴別人我是一個小編輯。不過,由於公司人手不多,往往搞活動需要各部門同事主管合力籌辦,很幸運地,還是新人的我就被安排當全國表揚大會的籌委會秘書。

初期,甚麼都不懂的我,只是負責寫會議記錄,籌委會主席Eric很盡責,事無大小都一手包辦,一切總算順利進行中。無奈,意外發生了,Eric另找到好工作而要離開這間公司,身為主席份量吃重,但上司F卻沒有挽留他直至大會結束,因此他一氣便恨下心丟信,結果這個大型的活動無頭不行,在籌委會討論下,基於每位委員都各有負責的部份,唯有上司F是這項活動的顧問,無所事事,因此主席一職由他頂上。他在千萬個不願意之下,接下這個職位。

惡夢就從這裡開始。

Eric在離職前逐一把東西交待,90%的事務都交給我,因為他信不過上司F,上司F那副散漫的工作態度讓大家印象深刻,我也逐漸開始為這個活動而擔憂。原本只是小小的秘書,變成"代主席",因為這個上司F甚麼東東都丟給我,叫我follow up,我本身又要做所有的文書工作,此時我卻必須deal with outside, including the KLCC and Event Company to decide all the things. But I'm not the chairman! I can't decide anything.

結果我處於最尷尬的位置,很多東西是我follow up,但是每次人家問我這個怎樣,那個怎樣,我都不能做決定,然後我又要把問題重複給上司F聽,要他給答案,但往往他又不懂給答案(因為他也沒經驗),很多東西就stuck在那邊,我的腦也必須把這些未能結案的東西記住,滿腦子被塞得滿滿的。

再來,Usher team中有一人辭職,Usher team的head要求我做usher,上司F也沒體諒我的痛苦就答應對方了,結果原是秘書的我由變成"代主席"再兼職做招待。我的擔子又加重了。好!我還可以應付,當了4年的記者不是白幹的!這點壓力算甚麼,這點忙碌算甚麼,這點傖促算甚麼。反而,這段期間,我很高興能夠學到更多東西,如何deal with outside,每天忙啊忙啊忙的,就到6點了,時間過得很快,也很充實。(總比之前只是呆坐電腦前上網上到想睡覺的那些日子,我還是比較喜歡忙碌,犯賤!哈哈!)

再來,惡夢又來了!原來籌備初期打算請公司職員當大會司儀,因此活動預算中根本沒有包括司儀聘用費(預算由Eric做,我也不清楚清況,過後Eric離職,所有文件也交給上司F,如果上司F有看完所有的文件,他應該知道的,無奈……)過後由於籌委會決定outsource emcee,Eric也聯絡了他的朋友(兼職司儀),待Eric離開後也是我follow up。在離活動還有兩個星期,我才發現沒有emcee的budget(我還是要問離職的Eric才得到證實的答案,之前問上司F根本得不到答案),我馬上准備budget,不料COO卻拒絕簽名,理由是太遲申請了。這真是青天霹靂!

結果同事A和Z被迫當emcee,他們所負責的事務必須交由其他委員做,大家的工作都加重了!但上司F卻不敢頂下同事A的工作,在亂得一團的會議中噤若寒蟬。

亂了,亂子就此開始。大家都亂得一團糟,尤我最甚!(一個沒有經驗的小女子竟然做"代主席"?不亂才怪!) 除了活動的事務,還要應付我原本的職務──會訊編輯以及協助出國公幹的同事處理東西,哇!我簡直是累死!每天回到家倒頭就睡!

惡夢延續到活動當天,原本一切都還順利,卻在活動開始前的5小時發現我忘了帶最重要的ISO Certificate(這是活動的第一個環節,我們邀請了政府部門的人來移交Cert給我們的CEO,超重要的說。)中了,我一定會被刷!結果忙亂中,同事馬上致電產品部的高級經理叫他回公司把certificate帶來,這事總算過關了。30分鐘後,我記起我忘了帶紅新月會的支票來(原來答應人家,當紅新月會的人來當值時把支票交給他們),我的上司Elizabeth馬上叫我低調處理,以免搞大讓大家知道。通過同事小妹的協助,總算成功通知對方我們會在週一再付支票給他們。

活動開始前1小時半,在急忙化妝打扮做招待時,手機卻響個不停!紅新月會的人一直問我車子應該停哪裡,應該從哪一道門進來會場,我根本無法接應他們,我在化妝啊!結果一直急call負責保安的同事J和B,所幸在他們的協助下,我才能專心當我的usher。Phew~~~~~

活動開始!一切都很順利,而且比我們預定時間前半小時就結束。很開心,但腳快斷掉!穿高跟鞋站著,走著都6個小時了!回家途中,我早已在車上沉沉睡去(我男友駕車啦!)…


----------------------------------------------------
除非你是我,才可與我常在,一個人從鏡內發展恩愛
除非你是我,才可晝夜同在,戀不來從厭倦裡面偷取恨愛

No comments: